Weihnachtsfeier - und die DSGVO ist eingeladen.

Warum das so ist und warum es gut so ist, wollen wir ein bisschen erläutern. Fangen wir 
vorne an. 

 

Planung

Beauftragen Sie einen Eventplaner mit der Durchführung, bekommt dieser meist z. B. eine 
Teilnehmerliste mit Vor- und Nachnamen, eventuell stehen auch E-Mail oder Telefon- und 
sonstige Kontaktdaten darin. 

 

Und schon sind wir mittendrin. Idealerweise machen Sie mit Ihrem Event-Dienstleister einen Auftrags(daten)verarbeitungsvertrag - kurz AV - damit dieser die personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO, Ihren Vorgaben und auf jeden Fall ausschließlich für das anstehende Weihnachts-Event verarbeitet.

Beauftragt der Eventplaner Subunternehmer sollten Sie das vorsorglich im AVV von Ihrer Zustimmung abhängig machen. Insbesondere wenn dort auch wieder personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner verarbeitet werden. 

 

Planen und gestalten Sie Ihre Feier selbst, halten Sie die Einladungslisten so spartanisch wie möglich. Erfassen Sie nur die Daten, die wirklich benötigt werden.  

 

Die Einladung

Schön sind Einladungen mittels der guten alten Briefpost. Nun ist klar, das die Post zwar alt jedoch so gut nicht mehr ist. Also wählen Sie vermutlich die Elektropost in Form einer E-Mail. 

Achtung: 

Bitte nicht mit offenem E-Mail-Verteiler an alle senden. Schicken Sie sich die Mail selbst und setzen alle anderen ins BCC (Blindkopie) Feld. Erledigt dies der Eventplaner für Sie, achten Sie darauf, wie die Umsetzung des Einladungsversands erfolgen soll. 

 

Einlass/Empfang

Feiern Sie nicht in den Räumen Ihres Unternehmens, stellen Sie sicher, dass keine Gästeliste
am Empfang/Einlass der Location einsehbar ist. Beim weihnachtlichen Gelage in eigenen

Räumen bitte ähnlich vorgehen. Zum einen schützt dies so oder so vor ungewollten Party-Crashern, zum anderen stellen Sie so sicher, dass bei der ersten Rede die meisten geladenen Gäste auch anwesend sind. Auch hier gilt natürlich - achten Sie darauf, dass die Liste nicht einsehbar ist, während jemand fleißig Häkchen macht.

 

Fotos

Bilder als kleine Erinnerung sind nett - weniger nett ist ungehemmtes Fotografieren 

überall und jederzeit. 

Haben Sie einen Profi beauftragt, bitte vorher die schriftliche Einwilligung aller Beteiligten einholen.
Am besten gleich der Einladung hinzufügen und dann beim Einlass zur Freier ausgefüllt einsammeln. Wie immer gilt natürlich auch hier, Sie müssen die Betroffenen auf
ihr Widerspruchsrecht hinweisen. Macht davon jemand Gebrauch, dann auch bitte keine
Fotos! Im Zweifel eine Kenntlichmachung durch 
ein Bändchen am Kleid oder Anstecker am Revers. Wollen Sie alles richtig machen, bitte am Veranstaltungsort noch einmal Hinweise aushängen, dass fotografiert wird. Geben Sie den Zweck der Aufnahmen sowie wo und
wann die Bilder unter Umständen 
veröffentlicht werden (z. B. auf der Firmenhomepage
in einem Facebook-Post etc.) mit an. 

 

Unser Tipp

Machen Sie Mitarbeitern, Geschäftspartner und Kunden nett klar, dass man die 

Privatsphäre aller respektieren möchte und von "wüsten" privaten Handyfotos absieht. 

Diese fallen zwar so nicht unter die DSGVO, sorgen aber im Zweifel für Ärger, wenn
jemand 
von einem Facebook-Post mit Bild überrascht wird. Das hat dann wieder was mit dem Recht am eigenen Bild zu tun.

Bitten Sie gegebenenfalls ein oder zwei Mitarbeiter, wenn Sie keinen Profi beauftragen, 

die Fotos zu machen und sensibilisieren diese, wie mit den Fotos und vor allem den 

Personen darauf (so sie darauf sein möchten) umzugehen ist. Am besten machen Sie
die 
Amateur-Fotografen mit einem Schildchen kenntlich. So kann ein Gast gegebenenfalls abwinken, wenn er nicht (mit) aufs Bild möchte.

 

Ganz zum Schluss

Wenn Sie eine traumhafte Weihnachtsfeier hatten, schreddern Sie bitte nach angemessener 

Zeit die Gästeliste. Benötigen Sie Namen fürs Finanzamt, schwärzen Sie alle Daten, die 

Sie für eine Betriebsprüfung nicht benötigen. Z. B. Geburtsdatum, Telefon-Nummern etc. 

Beschränken Sie sich hier auf das Nötigste für den Anhang an die Rechnung.