Herbstzeit - Messezeit
Herbstzeit ist Messezeit. Und damit taucht die gerne gestellte Frage danach, ob ich
eine Visitenkarte überhaupt annehmen darf.
Um es ganz kurz zu machen - na klar. Sie dürfen. Und jetzt zu der etwas längeratmigen Erläuterung dazu.
Sie sind also auf der Messe unterwegs und bekommen von einem potenziellen
Geschäftspartner oder Kunden eine Visitenkarten überreicht. Was dann?
Keine Sorge. Die Annahme einer Visitenkarte mit den enthaltenen personenbezogenen
Daten stellt per se noch keine Verarbeitung dar, die im Sinne der DSGVO relevant ist.
Werden Besucher-Daten elektronisch erfasst,
wie heute vielfach üblich, und damit
automatisiert verarbeitet, ist der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet.
Bedeutet, eine Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, es sei denn sie ist ausdrücklich
erlaubt. Das nennt sich im Fachjargon "Verbot
mit Erlaubnisvorbehalt" (falls Sie mal angeben möchten).
Das klingt zunächst eher unschön.
Aber in Artikel 6/Absatz 1 der DSGVO gibt es diverse Erlaubnistatbestände. Zum Beispiel den
einer vorvertraglichen Maßnahme.
Und um nichts anderes handelt es sich hier. Um überhaupt miteinander ins Geschäft zu kommen, eine vertragliche Kundenbeziehung anzubahnen, benötigen wir also zumindest
eine Visitenkarte oder die Daten der Firma und des Ansprechpartners.
Darüber hinaus gibt es noch die Interessenabwägung. Hier könnte man argumentieren,
dass die Interessen des Ausstellers (nämlich das Anbahnen von Geschäften, der Abschluss
von Verträgen, der Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen) nach reiflicher Prüfung
denen gegenüber des Besuchers überwiegen.
Für den Fall einer elektronischen Verarbeitung bitte an die Datenschutzerklärung denken.
Diese können Sie im Nachgang per E-Mail und/oder direkt als Handzettel an Ihren potentiellen Geschäftspartner überreichen.
Wer digital soweit aufgerüstet ist, kann die Erklärung aufs Handy schicken und oder zur
Ansicht im Tablet übergeben und sich eine Bestätigung über denn kleinen Daumenabdruck
holen (wahlweise elektronische Unterschrift). Zwingend übrigens ist dies nicht. Aber an
dieser Stelle als Nachweis bei späteren Nachfragen hilfreich.
Also - viel Spaß auf den Messen und sammeln Sie ungehemmt Visitenkarten Ihrer potentiellen Kunden ein.